Organiser un événement multilingue
Avec des interprètes de l'AIIC, les organisateurs d'événements peuvent avoir confiance que l'interprétation sera du plus haut calibre.
L'AIIC a la plus importante banque d'interprètes de conférence professionnels au monde. Être membre de l'AIIC est la référence en termes d'interprétation de conférence.
les interprètes consultants de l'AIIC (lien externe) se spécialisent dans le recrutement d'interprètes pour des événements en tous genres. Ces spécialistes vous présenteront les meilleures options pour votre événement, vous laissant libre de vous occuper d'autres sujets pressants.
Avant l'événement
La réussite de votre événement multilingue dépend de vos interprètes. La préparation est la clé de leur travail efficace.
Vous avez recruté des interprètes de conférence professionnels afin d'offrir un service de la plus haute qualité pendant votre conférence. Voici quelques conseils pour vous aider à retirer le maximum du service d'interprétation.
Orateurs
Donnez à chaque orateur un exemplaire d AIIC’s Guidelines for Speakers (en anglais) pour les aider à profiter au maximum du service d'interprétation professionnel.
Documentation
Assurez-vous que les interprètes reçoivent les documents de la conférence, de même que toute information de fond sur l'événement, dans les langues pertinentes, le plus tôt possible. Les interprètes vont utiliser ces documents pour bien se préparer pour l'événement et pour constituer leurs glossaires.
Textes de discussion
Lorsque des documents de discussion sont circulés pendant la réunion, assurez-vous que les interprètes en obtiennent copie d'avance, si possible dans toutes les langues de la conférence.
Rencontre préalable
Selon le sujet, il peut être utile d'organiser une rencontre entre les interprètes et les orateurs.
Liaison
Il est conseillé de désigner une personne contact qui fera la liaison avec les interprètes par l'entremise de leur chef d'équipe.
Équipement technique
S'assurer que le fournisseur d'équipement fournit du matériel adéquat pour la réunion: le bon nombre de cabines, de canaux, de l'équipement fiable qui respecte les normes ISO pertinentes, et assez de récepteurs pour tous les délégués. Le chef d'équipe (ou l'interprète consultant) et le technicien du son devraient vérifier que tout l'équipement fonctionne correctement avant le début de la réunion.
Projection
Si des vidéos ou des diapositives doivent être projetées et interprétées, assurez-vous que l'écran est dégagé et visible des cabines et qu'il y ait un branchement direct au son des vidéos. Fournissez d'avance des exemplaires des discours ou présentations aux interprètes.
Salle des interprètes
Si possible, réservez une salle ou un espace où les interprètes pourront cueillir les documents, étudier les présentations, obtenir leur horaire et obtenir leurs messages.
Liste de vérification d'équipement
L'interprétation simultanée exige de l'équipement spécialisé dont:
── une ou plusieurs cabines d'interprétation (selon le nombre de langues)── des consoles d'interprétation (une ou deux par cabine, selon le modèle)
── un mixeur et des émetteurs (un par langue)
── des écouteurs et récepteurs pour l'auditoire et des micros pour les conférenciers et pour la salle
── des écouteurs et des micros pour les interprètes
Votre fournisseur d'équipement et votre interprète consultant peuvent vous conseiller quant aux spécifications techniques requises pour votre réunion.
Les cabines devraient être insonorisées et avoir un système de ventilation silencieux. Cela garantira une meilleure communication et une écoute sans distraction de la part des délégués.
Tout l'équipement doit respecter les normes ISO pertinentes.
Pendant l'événement
Changements au programme
Les interprètes professionnels sont flexibles et peuvent s'adapter aux changements au programme ainsi qu'à des événements imprévus.
Cependant, plus ils reçoivent d'information et plus ils la reçoivent tôt, meilleure sera leur performance.
Les chefs d'équipe font la liaison entre les organisateurs des conférences avant et après les événements. Ils s'assurent d'obtenir les documents, sont au courant de l'ordre du jour des réunions ainsi que des changements au programme.
Recruter des interprètes à l'étranger
Les meilleurs interprètes pour votre événement vont parfois devoir voyager vers le lieu de la rencontre. Lorsque vous recrutez des interprètes d'un autre pays vous devrez tenir compte des coûts suivants:
Visas: Les délégués et interprètes peuvent avoir besoin de visas pour certains pays. Les frais de visas peuvent être très élevés. Ces frais sont normalement à la charge du client.
Jours de déplacement: Pour chaque jour (ou partie de jour) consacré à voyager vers le lieu de l'événement et en revenir, les interprètes reçoivent des une allocation de voyage.
Frais de subsistance: Ils couvrent les frais d'hébergement, les repas, les déplacements sur place et les frais accessoires encourus hors du domicile. Les organisateurs de conférence peuvent choisir de réserver et payer les hôtels pour les interprètes comme ils le font pour leur personnel et les délégués. Dans ce cas une allocation de déplacement réduite peut être négociée.
Billets d'avion et frais de déplacement: Le client a le choix de réserver et payer les billets des interprètes ou de rembourser les billets d'avion ou de train aux interprètes.
Frais au sol: ils couvrent les billets de train ou d'autobus et les frais de taxi, pour se rendre et revenir de l'aéroport.
Votre interprète consultant de l'AIIC va rechercher les interprètes avec les combinaisons linguistiques requises domiciliés le plus près possible de la ville où la réunion a lieu. Ceci peut considérablement diminuer le coût de l'interprétation.
─── Études de cas
Études de cas
Des exemples pratiques pour vous aider à comprendre l'emploi de langues actives et passives.
Le lancement d'une voiture japonaise
Le lancement d'une voiture par un fabriquant japonais pour des journalistes francophones et anglophones. Aucune question n'est permise. Ce sont des journalistes spécialisés qui sont habitués de recevoir des nouvelles et de l'information ans leur langue.
Il y aura des journalistes francophones et anglophones. L'interprétation sera fournie du japonais vers le français et l'anglais.
Vous aurez besoin d'une interprétation du japonais vers l'anglais et le français, mais pas d'interprétation de ces langues vers le japonais. En termes d'interprétation, le français et l'anglais sont des langues actives, le japonais est passif.
Vous aurez donc besoin de quatre interprètes : deux francophones et deux anglophones, chaque duo linguistique alternant par tours de 30 minutes..
Ils doivent tous avoir une parfaite compréhension du japonais – y compris des termes automobiles – et une parfaite maîtrise de la langue vers laquelle ils interprètent, généralement leur langue maternelle. Ils auront minutieusement préparé le contenu technique et commercial de l'événement.
La rencontre informatique anglais-français-espagnol
Une réunion informatique où tout le monde comprend le jargon informatique anglais mais qui comprend des participants francophones et hispanophones qui ne se sentent pas à l'aise de parler anglais..
Vous aurez besoin d'un anglais actif et d'un français et d'un espagnol passifs. Vous aurez besoin de deux interprètes anglophones capables de travailler à la fois en français et en espagnol.
Une organisation avec quatre langues officielles
Les langues officielles de votre organisation sont l'anglais, le français, l'allemand et l'espagnol.
Vous aurez besoin de l'anglais, du français, de l'allemand et de l'espagnol actifs et passifs. Les participants pourront écouter et parler chacune de ces quatre langues.
Les interprètes de langue anglaise devront comprendre le français, l'allemand et l'espagnol à un niveau professionnel ; les français auront besoin d'une parfaite compréhension de l'anglais, de l'allemand et de l'espagnol; et ainsi de suite. Vous aurez besoin de huit interprètes – deux pour chaque langue.
Dialogue sino-français utilisant une langue relais
(Une langue relais est l'une des langues de conférence que certains interprètes vont écouter lorsqu'ils ne comprennent pas la langue de l'orateur. Il n'est pas toujours possible de trouver des interprètes qui parlent toutes les langues d'une conférence.)
Les autorités italiennes et québécoises se rencontrent pour discuter de coopération. Les interprètes français-chinois ne sont pas disponibles.
Dans ce cas, votre interprète-conseil proposera une équipe de deux interprètes chinois-anglais et de deux interprètes anglais-français. Lorsque le chinois est parlé, les interprètes français écouteront la traduction anglaise fournie par les interprètes chinois-anglais, puis l'interpréteront en français. L'anglais est dans ce cas une langue relais, utilisée pour faciliter l'interprétation entre deux autres langues.
Organisations internationales
Dans la plupart des conférences internationales, l'interprétation est offerte dans les langues officielles de l'organisation. L'ONU utilise six langues officielles lors de ses réunions : anglais, français, espagnol, russe, arabe et chinois.
L'UE utilise 24 langues officielles lors de certaines de ses réunions ; à d'autres, elle en utilise moins, plusieurs sous forme passive. Les fédérations et associations internationales ont souvent deux langues officielles ou plus.
Langues propres à chaque session
Toutes les sessions d'une conférence n'ont pas besoin des mêmes langues. Dans l'exemple ci-dessus si une organisation a l'anglais, le français, l'espagnol et l'allemand comme langues officielles, le Comité du budget peut n'avoir que des membres germanophones et anglophones et il peut ne pas être nécessaire que ses réunions aient une interprétation en français et en espagnol.